SAGI - Sistema de Administração e Gestão Integrada
O SAGI é um software de gestão especializado para Fundações de Apoio construído ao longo dos últimos 15 anos como fruto de um projeto piloto de desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de projetos para a FADE - Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da UFPE.
Com a evolução deste projeto, ficou claro que poderia ser viável a construção de uma excelente ferramenta especializada para o universo de fundações desta natureza.
O projeto de desenvolvimento foi revisto e transformou-se num protótipo de um software de gestão (ERP) voltado para instituições desta natureza. Todos os módulos básicos presentes em qualquer ERP foram desenvolvidos e personalizados para que "falassem a mesma língua" das fundações de apoio.
Batizado com a sigla SAGI (Sistema de Administração e Gestão Integrada), este ambiente de software apresenta-se hoje com os seguintes módulos e funcionalidades:
Módulo de Gerência de Projetos, Contratos, Convênios, Cursos
- Extenso cadastro de projetos com todos os detalhes e campos imprescindíveis aos seus gerenciamentos
- Cadastro de Rubricas e Acompanhamento Orçamentário bem como da Execução Financeira das mesmas
- Possibilidade de cadastro de itens de detalhamento de cada rubrica
- Cadastro de Metas e Etapas e Acompanhamento Físico-Financeiro das mesmas
- Cadastro de Eventos associados a cada meta/etapa
- Previsão de início e término de execução de cada meta/etapa
- Acompanhamento de percentuais de execução física prevista e real, bem como percentual de execução financeira.
- Cadastro de Cronograma de Desembolso e integração com contas a receber
- Possibilidade de cadastro de previsão de recepção de recursos por rubricas
- Taxas de Administração ou Despesas Operacionais
- Taxas calculadas sobre créditos recebidos pelos projetos
- Taxas calculadas sobre débitos executados nos projetos
- Taxas calculadas apenas sobre parte do orçamento total do projeto
- Taxas calculadas de forma inclusa ou não no orçamento geral do projeto
- Taxas não financeiras, que são controladas através de pagamentos de compras ou serviços executados pelo projeto, mas em benefício da própria fundação.
- Possibilidade de cadastro de itens no projeto identificados como itens que, quando executados, significarão taxa não financeira do projeto
- Consultas que permitem a busca destes itens entre todos os projetos
- Automação e controle dos saldos de taxas a retirar de todos os projetos
- Cadastros de Termos Aditivos de várias naturezas
- Remanejamento de recursos entre rubricas
- Acréscimo de recursos em rubricas
- Alteração de vigência
- Controles sobre empréstimos entre projetos
- Possibilidade de cadastramento de pagamentos futuros de natureza diversa com o intuito de realização de reserva de saldo do projeto (conceito de empenho)
- Variados relatórios com consolidação de saldos reais e saldos com reservas de despesas e receitas futuras (saldo reservado)
- Relatórios que disponibilizam saldos diversos:
- Rubrica e de todos os seus itens
- Metas, Etapas e Atividades
- Saldos gerais
- Todos disponibilizados inclusive pela internet
- Emissão de prestações de contas automáticas nos modelos dos principais agentes financiadores (FINEP, CNPQ, IN, BNB, SEBRAE, PETROBRÁS, etc.)
- Diversos relatórios.
- Contas a Pagar
- Controles e acompanhamento de todos os pagamentos a serem realizados na fundação, com a possibilidade de conferência de impostos pré-calculados pelo SAGI antes da liberação dos mesmos
- Contas a Receber
- Controles sobre todos os créditos a serem recebidos pela instituição, seja através de notas fiscais emitidas, seja por boletos emitidos, seja por parcelas de cronograma de desembolso previstas para serem depositadas por agentes financiadores de projetos
- Controles sobre Aplicações Financeiras
- Rendimentos
- IOF
- Imposto de Renda
- Resgates
- Tarifas
- Extrato de contas de aplicações
- Transferências entre contas de aplicações
- Emissão de Notas Fiscais convencionais e eletrônicas com integração com sistemas de prefeituras
- Emissão e acompanhamento de baixa de boletos bancários (Banco do Brasil e CEF)
- Cadastro de grupos de clientes
- Emissão de boletos individuais ou por grupos
- Emissão de boletos e importação de arquivo do banco com os dados dos boletos pagos
- Relatórios indicando o faturamento geral de boletos e notas fiscais na instituição
- Cobranças
- Relatórios indicando notas fiscais e boletos em atraso
- Emissão de cartas de aviso de cobrança
- Registro de negociações com os devedores
- Pagamentos eletrônicos via arquivo de remessa (Padrão CNAB)
- Pessoas físicas, pessoas jurídicas, títulos, tributos, água, energia, etc.
- Leitura de arquivo de retorno com conciliação de pagamentos realizados
- Conciliações bancárias eletrônicas automáticas (Padrão CNAB)
- Cálculo automático de todos os impostos: IR. INSS, ISS, COFINS, PIS, FGTS, CSSL
- Possibilidade de pagamentos de encargos agrupados em guias únicas por projetos
- Cálculos de IR e INSS de pessoas físicas levando em consideração mais de um pagamento realizado dentro de um mesmo mês
- Cálculos de PIS, COFINS e CSLL levando em consideração mais de um pagamento realizado num mesmo mês para um mesmo fornecedor, e o limite mínimo de retenção de R$ 5.000,00.
- Emissão de Cheques (frente e verso com histórico)
- Controles sobre Empréstimos e Devoluções
- Controles sobre estornos e cancelamentos de pagamentos, bem como devoluções diversas.
- Controles sobre recebimento de pagamentos diversos por cartão de crédito.
- Possibilidade de cadastro de vários planos de contas
- Relatórios contábeis tradicionais de Razão, Balancetes e Balanços, com vários filtros de consulta
- Total integração com todos os módulos do SAGI, garantindo a ausência de retrabalho na digitação de lançamentos financeiros, além de automação de lançamentos contábeis mediante prévia configuração
- Bloqueios sobre possíveis alterações em registros financeiros associados a períodos já fechados na contabilidade
- Integração com patrimônio, baixa patrimonial e depreciação de bens
- Integração com entradas e saídas do almoxarifado
- Geração de SPED, MANAD e SINCO, e outros.
- Emissão de folha de pagamento por projetos, cursos, contratos, etc.
- Provisão de décimo, férias e rescisão automatizada
- Integração com SEFIP, CAGED, DIRF, RAIS, GRRF e MANAD
- Controles sobre diversos planos de saúde, vales transporte e ticket alimentação
- Férias, Adiantamentos, Afastamentos, Rescisão, Cálculo de Folha integrados com o módulo financeiro e o módulo de contabilidade
- Consulta de Contra-Cheque na web
- Consulta de Comprovante de Rendimentos na web
- Simulação de custos com contratação de funcionários por um período determinado, incluindo férias, rescisão e calculo de todos os impostos
- Pagamentos de Serviços Prestados a pessoas físicas
- Cadastro de bolsistas e estagiários, com programação de pagamentos dos mesmos.
- Adiantamentos
- Controles sobre baixa de adiantamentos com a recepção via sistema das notas de gastos realizados
- Impedimentos para novos adiantamentos aos inadimplentes (opcional)
- Reembolsos ou Ressarcimentos
- Cadastramento das notas que justificam os reembolsos
- Pagamentos Diversos a PF
- Possibilidade de cadastro através da interface WEB de requisições dos seguintes tipos:
- Admissões de Funcionários
- Rescisões de Contratos de Funcionários (Demissões)
- Férias
- Lançamento de horas extras trabalhadas
- Integração com Homolognet.
- Cadastro de requisições de compras e contratações de serviços (inclusive através de interface WEB)
- Requisições de compra de materiais de consumo
- Requisições de compra de materiais permanente
- Requisições de compra de passagens
- Requisições de contratações de hospedagens
- Requisições de contratações de serviços de pessoas jurídicas
- Requisições de contratações de serviços de pessoas físicas
- Requisições de contratações de serviços de obras e instalações
- Possibilidade reserva de saldo no projeto no momento do cadastro da requisição apenas com a indicação do usuário do valor aproximado do custo da requisição
- Pedido de compra ou contratação de serviço enviado por e-mail para fornecedores selecionados
- Os fornecedores podem se cadastrar no site da instituição através de uma visão própria e indicar quais são as suas áreas de interesse e atuação
- Cadastro de Cotações de Empresas
- Após receberem os pedidos de compra ou contratação de serviço, os fornecedores podem enviar proposta de cotação que deverá ser cadastrada no SAGI, ou poderão eles próprios cadastrarem as suas propostas através de visão própria no site da instituição
- SAGI sugerindo, opcionalmente, a melhor proposta (pelo menor preço) e gerando mapa de cotação.
- Após o encerramento do período de recepção de propostas o SAGI sugere a melhor proposta por valor global da mesma, ou por cada item da proposta.
- Reserva automática do valor da proposta no saldo projeto até que o pagamento seja efetivado
- Emissão de Ordem de Fornecimento\Serviços
- A OF/OS pode ser impressa, enviada por e-mail ou até acessada via site pelo fornecedor
- Baixa de OF/OS e Cadastro de Notas Fiscais
- Notas fiscais enviadas por fornecedores serão associadas a OF´s/OS´s emitidas a fim de que se possa dar baixa nas mesmas.
- As baixas podem ser, inclusive, parciais. Em outras palavras, é possível associar mais de uma nota fiscal a uma mesma OF/OS
- Relatórios de acompanhamento a qualquer momento de todo o fluxo de compras ou contratação de serviços
- Acompanhamento histórico de evoluções de preços de serviços e materiais
- Diversos relatórios.
- Funcionalidades que garantem o controle de todos os fluxos realizados num processo de importação de materiais, passando pela DI (declaração de importação) e LI (Licença de Importações)
- Cadastro de dados sobre fretes internacionais e nacionais, documentos de transporte aduaneiro (DTA), documentos de conhecimento aéreo (AWB)
- Cadastro de INCOTERMS
- Cálculos de impostos relacionados (IPI, II, ICMS, AFRMM, PIS, COFINS, etc.)
- Relacionamento com órgão anuente e processos com a secretaria de receita federal
- Acompanhamento dos custos logísticos de capatazia, seguro internacional, armazenagem, cabotagem, despacho aduaneiro, taxa de SISCOMEX, entre outros.
- Integração com módulo financeiro para a conversão de moedas e efetivação de pagamentos.
- Integração com os processos de compras e contratação de serviços quando os mesmos superam os limites de licitação definidos nos cadastros dos seus projetos
- Cadastro de Propostas de Licitações
- Cadastro de Recursos Jurídicos do Processo de Licitação
- Definição do Vencedor
- Licitações do tipo Atas de Preços
- Licitações que geram contratos que poderão ser executados e acompanhados pelo SAGI ao longo do tempo.
- Requisições de Saída de Material iniciadas a partir de visão disponível em qualquer módulo do SAGI.
- Requisições de Compras para reposição de estoque
- Controles sobre saldos de materiais em estoque, bem como de lotes de validade dos mesmos.
- Integração com itens comprados através de processos de compras iniciados no próprio SAGI, o que elimina a necessidade de duplicidade de serviços de cadastramento.
- Integração contábil.
- Tombamento gerado pelo SAGI (com código de barras)
- Emissão de Termos de Responsabilidade e Doação
- Controles sobre Baixa de Bens, Perda de Bens, Roubo, Alienação, manutenção de bens, seguro de bens
- Integração com itens comprados através de processos de compras iniciados no próprio SAGI
- Integração contábil e realização de depreciação contábil automática.
- Permite o registro do trâmite de todos os documentos da instituição, de setor em setor, com listagem de históricos de tramitação dos mesmos.
- Consulta de trâmite de documentos pela web
- Cadastro de dados sobre arquivamento de documentos, incluindo a sua localização.
- Digitalização de Documentos para posterior consulta pelo conteúdo digitalizado (inclusive consulta por trechos do texto dos documentos - OCR)
- Controles sobre retiradas de documentos do setor de Arquivo, com a indicação de destino e responsáveis pelos mesmos.
- Permite a realização de requisições de:
- Compras de Materiais Nacionais e Importados
- Contratação de Serviços de PF e PJ
- Pagamentos de Diárias
- Compra de Passagens
- Contratação de Hospedagem
- Contratação de Serviços de Obras e Instalações
- Permite ao coordenador a visualização do status de todos os seus processos de compra ou contratação de serviços
- Permite ao coordenador a realização de qualificação de fornecedores
- Consultas de Saldos de Projetos
- Por Rubrica
- Por Metas e etapas (Atividades)
- Por Itens de Rubricas
- Gerais
- Consulta detalhada de toda a movimentação financeira dos projetos
- Acompanhamento de status de protocolos gerados pelo SAGI através módulo de tramitação de documentos
- Com relação ao dia a dia do setor de RH, os coordenadores de projetos podem a qualquer momento efetuar requisições ou enviar informações pela web relacionadas aos funcionários vinculados aos seus projetos, e que vão ser enviadas diretamente ao pessoal de RH da fundação. Abaixo segue a lista de possibilidades:
- Requisições de Admissões de Funcionários
- Requisições de Rescisões de Contratos de Funcionários (Demissões)
- Requisições de férias para funcionários
- Envio de horas extras trabalhadas por seus funcionários
- Consulta de contracheques de funcionários
- Consulta de Informes de Rendimentos Anuais para cada funcionário para a declaração de imposto de renda.
